Płatnicy pobierają go od niektórych dochodów / przychodów m.in. w przypadku wypłaty dywidendy, odsetek, opłat licencyjnych, usług niematerialnych. Płatnikami w Polsce są podmioty mające swoją siedzibę lub miejsce zamieszkania na terytorium Polski i które dokonują zapłaty/wypłaty określonej grupy przychodów/dochodów na rzecz podmiotów, których siedziba lub miejsce zamieszkania znajduje się poza terytorium kraju – nierezydentów.  Reguluje go zarówno ustawa o CIT jaki i ustawa o PIT, wobec tego zobowiązane do ewentualnego pobrania tego podatku będą zarówno spółki jak i jednoosobowe działalności.

W przypadku dokonywania wpłaty na rzecz nierezydenta, a więc podmiotu który nie posiada siedziby lub miejsca zamieszkania na terytorium Polski, jesteśmy zobowiązani pomniejszyć wpłatę o pobrany podatek u źródła ( WHT ). Nie dotyczy to wszystkich wpłat na rzecz podmiotów nie będących rezydentami. Podatek u źródła obejmuje wybrane grupy dochodów/przychodów, prowadząc działalność w obszarze e-commerce i dokonując transakcji zakupu niektórych usług od podmiotów których siedziba jest poza terytorium naszego kraju musimy  zwrócić uwagę czy nie jesteśmy zobowiązani do pobrania i odprowadzenia do urzędu skarbowego podatku. Biuro rachunkowe powinno szczególnie analizować takie transakcje i odpowiednio wcześniej informować klientów o konieczności pobrania podatku u źródła. 

Co do zasady podatek wynosi 20 % dochodu/przychodu ( wyjątkiem jest np. wypłata dywidendy gdzie podatek wynosi 19% ) i pobiera się go w formie ryczałtu. Obliczając wysokość podatku należy uwzględnić umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania. Są to międzynarodowe umowy gdzie stroną jest Polska. np. Polska zawarła umowę o unikaniu podwójnego opodatkowania z Hiszpanią, Francją, Austrią itd.

W umowach tych wskazana jest wysokość podatku jaki należy pobrać od danego dochodu/przychodu. Może się okazać że w umowie gdzie stroną jest kraj rezydencji naszego kontrahenta stawka podatku z tytułu danego dochodu wynosi 10 % lub jest zwolniona z opodatkowania, wówczas przepisy umowy międzynarodowej są ponad przepisami naszych polskich ustaw i należy zastosować zapisy wskazane w umowie międzynarodowej. Aby jednak skorzystać z obniżonej stawki podatku lub całkowitego zwolnienia z pobrania podatku u źródła należy uzyskać od kontrahenta na rzecz którego dokonujemy zapłaty – certyfikat rezydencji.

Firmy takie jakie Facebook czy Google umieszczają swoje certyfikaty na stronach internetowych i można je w każdej chwili pobrać ( od 2022 roku wystarczy kopia certyfikatu bez względu na wysokość wpłat ). Certyfikat rezydencji potwierdza kraj siedziby naszego kontrahenta i jak już wcześniej pisaliśmy, pozwala nam na zastosowanie stawek obniżonych lub nawet zastosowania zwolnienia z poboru takiego podatku. Jeśli wypłacamy kontrahentowi, który posiada siedzibę poza terytorium naszego kraju, należność np. z tytułu opłaty licencyjnej to pobieramy podatek 20 % i wpłacamy na konto bankowe kontrahenta kwotę pomniejszoną o 20 % pobranego podatku. Pobraną kwotę wpłacamy na konto urzędu skarbowego właściwego dla naszego miejsca zamieszkania ( osoby fizyczne – do 20 dnia następującego po miesiącu w którym pobrano podatek  ) lub miejsca siedziby ( osoby prawne  – do 7 dnia miesiąca następującego po miesiącu w którym pobrano podatek).  

– odsetki

– prawa autorskie , należności licencyjne

– świadczenie usług doradczych , księgowych , reklamowych , badania rynku , usług rekrutacji pracowników , gwarancji i poręczeń , zarządzania i kontroli  ( usługi niematerialne )

– świadczenie usług widowiskowych , rozrywkowych , sportowych

– dywidendy oraz inne przychody z tytułu udziału w zyskach osób prawnych

– dochody z tytułu emerytury i renty

– dochód z wykonywania wolnych zawodów

– wynagrodzenie dyrektorów

W przypadku transakcji z jednostkami powiązanymi z tytułu dochodów/przychodów wskazanych powyżej, oraz gdy transakcje te podlegają pod obowiązek pobrania podatku u źródła np. gdy kontrahent świadczy dla naszej firmy usługi niematerialne i jesteśmy podmiotami powiązanymi ( wypłata dywidendy czy opłaty licencyjne ), a jego siedziba znajduje się np. na terytorium Hiszpanii, wówczas po przekroczeniu w trakcie roku wartości tych usług powyżej 2 mln, nie będzie możliwe zastosowanie zwolnienia. Wówczas musimy zastosować mechanizm pay and refund, czyli w pierwszej kolejności zapłacić,  a potem odzyskać. Podmiot wypłacający należność jest zobowiązany pobrać podatek u źródła od nadwyżki ponad 2 mln zł. Nie mają tu zastosowania zapisy umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania, a więc taki podatnik nie będzie mógł skorzystać ze stawki preferencyjnej czy zwolnienia z opodatkowania. Taki pobrany podatek będzie możliwy do odzyskania poprzez złożenie wniosku wraz z szeregiem innych dokumentów oraz oświadczeń o których mówi art. 28b ust.4 ustawy o CIT. Urząd dokonuje zwrotu podatku w ciągu 6 miesięcy od dnia złożenia wniosku.

Możliwe są dwie drogi aby uniknąć stosowania mechanizmu pay and refund w przypadku jednostek powiązanych i przekroczeniu w roku podatkowym wpłaty z tytułu dochodów/ przychodów podlegających obowiązkowi w podatku u źródła na jego rzecz 2 mln złotych.

Złożenie oświadczenia przez płatnika iż posiada on niezbędne dokumenty dla zostawania preferencyjnych stawek podatku lub zwolnienia na mocy ustawy o unikaniu podwójnego opodatkowania np. certyfikat rezydencji, oraz że przeprowadził szczegółową weryfikację z należytą starannością i nie zachodzą żadne przesłanki które uniemożliwiłoby zastosowanie stawki preferencyjnej lub zwolnienia z podatku wskazanych w umowach o unikaniu podwójnego opodatkowania.

jest natomiast wydana opinia organu podatkowego o stosowaniu przez płatnika stawki preferencyjnej lub zwolnienia z podatku na mocy stosowanej właściwej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania.  Wniosek o wydanie opinii może złożyć zarówno płatnik jak i podatnik. Należy zwrócić uwagę że koszt wydania takiej opinii to 2000 zł, jest ona ważna przez okres 36 miesięcy od dnia jej wydania. W trakcie jej obowiązywania płatnik nie musi pobierać podatku po przekroczeniu limitu 2 mln transakcji ( z jednostkami powiatowymi ) i może stosować zapisy wskazane we właściwej umowie o unikaniu podwójnego opodatkowania.

Mając na uwadze powyższe przepisy każde biuro rachunkowe mające do czynienia z dokumentami potwierdzającymi nabycie usług niematerialnych, opłat licencyjnych czy wypłaty dywidendy na rzecz nierezydenta musi zweryfikować daną transakcję na potrzeby obowiązku podatkowego w podatku u źródła.